Hvorfor er timeføring så viktig?

Timeføring er ikke bare et nødvendig onde, det gir viktig innsikt i virksomheten din. Nedenfor kan du lese om måter timeføring kan forbedre en bedrift. 

Introduksjon 

Hvis du aldri har sporet tid på jobb før, kan du bli overrasket over å høre at flere veteraner anser timeføring som livsnerven i deres virksomhet. Det er en av de viktigste tingene du gjør, så uunnværlig som lønn, regnskap eller prosjektledelse. 

Dette er fordi tidssporing berører noen av de viktigste områdene i en virksomhet. Ikke bare hjelper det deg å få betalt hvis du noterer hver time, men det fungerer som røntgenvisjon for dine prosjekter. Det forteller deg om du tjener eller taper på arbeidet du gjør. Det er en enkel måte å følge opp budsjetter og deadlines. 

Fakturering av kunder 

Hvis du regner ut hva du skal fakturere kundene dine etter klokken, er timeføring avgjørende. Hvordan skal du ellers vite hvor mye du skal belaste kundene dine? 

Det er viktig å faktisk spore tiden du bruker, istedenfor å gjette. Du vil aldri undervurdere hvor lang tid det tar å fullføre et prosjekt og vet et uhell selge deg selv for billig. Du vil heller ikke overbelaste kundene dine, noe som kan forbedre kundeforhold. 

Avhengig av hvilket verktøy du bruker, kan sporingstiden også gjøre fakturering mindre smertefullt. Noen verktøy (sånn som Harvest) lar deg automatisk trekke dine fakturerbare timer inn i en faktura. 

Holde prosjekter lønnsomme 

Selv om du ikke fakturerer hver time, er timeføring fortsatt viktig. Faktum er at hvis du er en kundebetjeningsvirksomhet, selger du blokker av tid til en bestemt pris, uansett hvordan du strukturerer prisingen din.  

Hvert prosjekt består av et bestemt antall timer, og hver time representerer en kostnad, basert på hvor mye du betaler folket som gjør arbeidet. For at bedriften skal kunne holde seg lønnsom, må du sørge for at totalprisen du belaster kunden, er større enn kostnadene du sitter igjen med etter du har fullført et prosjekt. Den eneste måten å finne ut kostnadene dine er å finne ut hvor mange timer som gikk inn i prosjektet. Det er der timeføring kommer inn. 

Uten timeføring, er det flere bedrifter som ikke får med seg at noen av prosjektene deres taper penger. Med timeføring kan du se om du er på sporet for å komme inn under budsjettet mens prosjektet fortsatt er i gang. Du kan også se om du bruker opp tid raskere enn du forventet, noe som gir deg muligheten til å snakke med teamet ditt og oppdatere dem før det går for langt. 

Forbedre prisingen din 

Når virksomheten din begynner å ta av, er det store sjanser for at det blir mye gjetting når det kommer til prising av prosjektene dine. Du må gå tett mellom konkurransedyktig prising, slik at du faktisk lander kunder og gjør nok til holde lysene på. Det er en balansehandling som mange bedrifter aldri får til. 

Med mindre du fakturerer etter en time, må du sette pris på hvor mye arbeid du tror vil gå inn i prosjektet. Hvis du ikke anslår riktig, kan teamet ditt bli sittende fast ved å jobbe på et prosjekt med svært lite fortjeneste. 

Timeføring hjelper med å bekjempe dette problemet ved å la deg bygge et bibliotek med tidligere prosjekter. Du vet nøyaktig hvor lenge hvert tidligere prosjekt tok å fullføre og hvor mye det kostet virksomheten din. Du vil også kunne fortelle om du har tjent eller tapt penger på disse prosjektene. 

Denne informasjonen er avgjørende for å raffinere priser, fordi det viser deg hvor mye ulike typer prosjekter generelt koster. Du vet hvor mye det koster deg å bygge en app eller «redesigne» et hus og du kan bruke disse dataene som grunnpris når du starter et lignende prosjekt. 

Gjør mer nøyaktige estimater 

Det samme prosjektbiblioteket er nyttig når du vurderer hvor lenge et prosjekt vil ta for å fullføre. Ingen klienter liker å bli lovet noe du ikke klarer å holde. Etablering av realistiske forventninger på forhånd er avgjørende for å opprettholde et godt forhold til kundene dine. 

Når du vet omtrent hvor lenge et prosjekt vil ta, kan du også gjøre en bedre jobb med å planlegge lagets tid og bemanning av folk på tvers av ulike prosjekter. Dette betyr at du er mindre sannsynlig å overbooke noen fordi et prosjekt løp over uventet tid. Og med en mer nøyaktig tidsplan kan du være sikker på at du aldri tar prosjekter du ikke kan levere. 

Håndter dine ansatte bedre 

Timeføring gir deg et vindu inn i hvor bra laget ditt fungerer. Du kan se om enkeltpersoner, eller til og med hele laget regelmessig går over sin kapasitet. 

Når laget ditt vet at du bruker timeføring for å opprettholde en sunn arbeidsbalanse, er de mer sannsynlig å se timeføring som noe positivt og faktisk følge det. 

Konklusjon 

Timeføring gjør at du kan ta mer intelligente beslutninger om prissetting, estimering og prosjektstyring 

Det eneste som holder tilbake enkelte firmaer er at de frykter laget deres ikke vil reagere godt på ideen om timeføring. Det er helt normalt for noen lagmedlemmer å motstå eller føle ubehag ved å spore sin egen tid. Heldigvis finnes det strategier du kan implementere for å lette frykten å få dem ombord. 

Når laget ditt er klare, kan det hende timeføring ikke er så ille, spesielt hvis du bruker et verktøy som Harvest, laget for å gjøre fakturering og timeføring så smertefritt som mulig. 

Lukk meny